Logiciel ou gestion externalisée : quelle solution pour gérer votre flotte plus facilement ?

Un logiciel de gestion de flotte fournit les outils nécessaires au suivi du parc ; la gestion externalisée confie à un prestataire un périmètre d’opérations défini avec l’entreprise. Selon vos besoin de gestion, la taille de votre flotte, et les talents de vos équipes, vos besoins de gestion de flotte sont différents.

Service achat, Direction, ou encore RH : Vous cherchez une solution pour la gestion de flotte, mais vous ne savez pas s'il vaut mieux opter pour un logiciel qui accompagne vos équipes ou pour un service expert externalisé ? Cet article est pour vous.

Quand privilégier un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel convient à une entreprise qui souhaite assurer elle-même le suivi de ses véhicules tout en structurant son organisation.

Garder la gestion de flotte en interne : les skills nécessaires

La gestion de flotte comporte de nombreux enjeux, dont le gestionnaire de flotte est responsable :

• Gestion opérationnelle : Où est chaque véhicule du parc ? Qui a les clés du véhicule ? Quelles sont les maintenances à réaliser ? Quand organiser les visites au garage, comment ? Le gestionnaire répond à des enjeux opérationnels pour assurer le suivi de la flotte.
• Gestion contractuelle : livraison et restitution des véhicules ; Quels sont les garages agréées par l'assurance ? Quelles sont les conditions des contrats de location à négocier ? Quelles sont les vérifications à effectuer, selon les clauses des contrats de location ?
• Gestion administrative : Où sont les documents du véhicule ? Récupérer le permis de conduire de chaque collaborateur. Quel véhicule confier à un collaborateur qui a un permis pour les véhicules automatiques ?
• Infractions et contraventions : Réception des infractions, validation du conducteur, rappels, dénonciation ...

Mais la flotte ne se limite pas à la gestion de chaque véhicule. Les entreprises font face à des enjeux et des risques liés à la flotte, dont le gestionnaire de flotte est responsable :

• Fiscalité de la flotte
• Décisions stratégiques
• Avantages En Nature (AEN) et Car Policy
• Enjeux écologiques
• Optimisation de la flotte

Si vos gestionnaires savent gérer tous les aspects de la flotte, il n'est pas nécessaire d'opter pour un service de gestion externalisée.

Comme vous pouvez le constater, les responsabilités du gestionnaire de flotte porte sur des enjeux sensibles. Malheureusement, les taches opérationnelles sont souvent chronophages. Les gestionnaires finissent parfois par devoir abandonner les taches stratégiques, par manque de temps. Ce qui représente un risque important, car ces taches stratégiques, budgétaires, et fiscales ont un réel impact sur l'entreprise.

Un outil de gestion de flotte expert : comment améliorer la productivité de vos gestionnaires de flotte ?

Les gestionnaires finissent parfois par devoir abandonner les taches stratégiques, par manque de temps. Les logiciels de gestion de flotte deviennent alors indispensables. Des outils complets et avancés permettent de faire de réelles économie de temps dans la gestion du parc automobile de l'entreprise. Grâce à un outil adapté, les gestionnaires de flotte ont alors enfin le temps de se préoccuper du budget, de la fiscalité, et de l'optimisation de la flotte. Faites des économies réelles et éviter des risques important en outillant correctement vos gestionnaires de flotte.

OOVOOM Fleet est un logiciel SaaS de gestion de flotte ergonomique et complet

Un outil qui automatise la gestion opérationnelle, budgétaire, qui remonte les informations en 1 clic, qui gère les taches et les contrats du parc automobile ... ça existe.

Tous les outils de gestion de flotte ne se valent pas, découvrez les critères à prendre en compte : Comment rédiger un cahier des charges pour choisir un logiciel de gestion de flotte (fonctionnalités et critères) ? | Oovoom

Découvre un outil de gestion de flotte réellement complet : OOVOOM Fleet Contact – Oovoom est à votre écoute

Faites confiance à vos gestionnaires de flotte, et optimisez leur performance avec un logiciel de gestion de parc automobile.

Quand envisager l’externalisation du parc automobile ?

L’externalisation peut répondre à un manque de disponibilité ou au besoin de déléguer une partie ou la totalité de la coordination quotidienne.

La gestion de flotte externalisée est un service dans lequel un prestataire réalise les opérations convenues pour le compte de l’entreprise, selon ses règles et le périmètre contractuel.

OOVOOM propose un service de pilotage externalisé comprenant notamment le suivi des sinistres, des entretiens, des affectations et les échanges avec les partenaires de la flotte.

Service de gestion de flotte externalisée OOVOOM Fleet : Faites appel à des experts

Des experts de la gestion de flotte sécurisent et gèrent le parc de l'entreprise

Les entreprises peuvent s'assurer que la gestion du parc est réalisée, et que les risques liés à la flotte sont gérés.

Vous n’avez plus à tout gérer. Nous le faisons pour vous.

Nos gestionnaires experts deviennent les interlocuteurs privilégiés de vos conducteurs. Nous vous représentons aussi auprès des loueurs, garages et assureurs. Nous veillons donc à une application rigoureuse de vos process internes.

Oovoom Fleet prend en main l'intégralité de votre flotte, selon vos règles, vos outils et vos contraintes. Notre équipe d'experts assure la gestion quotidienne de vos véhicules, et des conducteurs.

Audit et état de parc

En début de contrat, Nos experts vous offrent un audit complet de votre flotte, et de sa gestion. Veillez à ce que l'état de parc soit vraiment à jour, afin de gérer les éléments fiscaux de la flotte, mais aussi vérifier l'optimisation des coût.

Reporting et analyse du parc

• Etat régulier du parc, et rapports réguliers de notre gestion
• Analyse du verdissement de la flotte (électrique, hybridation, fiscalité)
• Suivi des indicateurs clés : TVS, CO₂, coûts, usages, amortissements

Les enjeux fiscaux et budgétaires sont pris en compte et analysés. Les informations vous sont fournies pour vous accompagner dans les décisions stratégiques pour votre parc automobile.

• Les couts TCO, TCU, TCM : Calcul automatique des couts de la flotte en temps réel.
• Avantages en nature (AEN) : Calculs et justification des avantages fiscaux de votre flotte.
• Fiscalité : IFRS16, malus au poids, verdissement de la flotte, ainsi que la gestion de la Loi de Roulage et optimisation de la flotte (voir article complet sur le sujet :Export IFRS 16 de votre flotte : découvrez OOVOOM | Oovoom)

Contraventions

Alertes Antaï : les infractions vous sont remontées instantanément (au lieu de 35 Jours).Avec OOVOOM Fleet, évitez la majoration de retard de vos contraventions !

• Remontée IMMEDIATE des infractions
• Désignation des conducteurs en un clic
• Suivi des échéances, alertes, et gestion des contestations si nécessaire.

Maintenance et Entretien des véhicules du parc automobile

OOVOOM est expert de la gestion des entretiens. OOVOOM Garages réunit plus de 3500 garages, et vous offre leur expertise. Nous mettons à disposition de vos conducteurs un outil qui les guide dans la maintenance et l’entretien des véhicules

• Planification et relances pour les révisions, contrôles techniques, visites périodiques.
• Respect des procédures clients.
• Possibilité de mise en relation avec les garages partenaires

Les conducteurs sont accompagnés par votre prestataire de gestion de flotte

Votre gestionnaire OOVOOM Fleet est là pour vos conducteurs.

Numéro d’urgence : Joignez votre gestionnaire dédié en cas de sinistre ou de panne. Nous vous accompagnons pour le dépannage, le remorquage, et la déclaration auprès des assurances. Retrouvez tous les documents nécessaires dans votre application OOVOOM.

Depuis l'application utilisateur :

• Déclaration
• Constat en ligne
• Prise de rendez-vous garage

En option : Numéro d'assistance dédié aux conducteurs, assuré par leur gestionnaire dédié.

Votre gestionnaire OOVOOM Fleet vous accompagne depuis l’assistance technique, jusqu’à la gestion administrative.

• Déclaration et suivi des sinistres
• Echange directe avec les assureurs
• Optimisation du taux de sinistralité pour limiter les impacts financiers
• Suivi des délais de réparation

Les experts OOVOOM Fleet connaissent les enjeux fiscaux, budgétaires, de sécurité, et opérationnels de la flotte. Les entreprises peuvent s'assurer de la bonne gestion de leur flotte en optant pour le service de gestion dédiée OOVOOM Fleet.

Identifier la solution adaptée à votre organisation

Commencez par lister les tâches à conserver en interne et celles à déléguer. Définissez ensuite les responsabilités, les validations et les informations attendues pour suivre le service.

Contactez OOVOOM pour une démonstration gratuite et un échange sur vos besoins.

Pour aller plus loin, découvrez toutes les fonctionnalités techniques à attendre d'un outil de gestion de flotte : Comment rédiger un cahier des charges pour choisir un logiciel de gestion de flotte (fonctionnalités et critères) ? | Oovoom

Vous lancez un appel d'offre pour un service de gestion externalisée du parc automobile, ou pour un logiciel de gestion ? Contactez notre Responsable Appels d'Offres : evelyne@oovoom.fr