Comment gérer plus facilement une flotte de 20 à 50 véhicules ?

Pour gérer une flotte de 20 à 50 véhicules, une méthode efficace consiste à centraliser les dossiers, définir qui actualise les informations et organiser le suivi des échéances. Le nombre de véhicules compte, mais la diversité des contrats, des utilisateurs et des sites influence également le travail à réaliser.

L'on pourrait croire que la gestion d'une flotte de PME serait plus simple. En réalité, une flotte de vingt véhicules répartis entre plusieurs établissements peut demander davantage de coordination qu’un parc plus important géré sur un seul site.

Les PME ont de réels enjeux de gestion de flotte. Une mauvaise gestion de la flotte représente des risques non négligeables : sécurité des conducteurs et risque fiscale.

Structurer le suivi avant de multiplier les tableaux

Commencez par créer une fiche de référence pour chaque véhicule. Elle doit permettre de retrouver son identification, son utilisateur, son contrat et les prochaines actions à effectuer.

Définissez ensuite une règle simple : chaque livraison, changement d’utilisateur, avenant ou restitution doit entraîner une mise à jour du dossier.

La taille d’une flotte ne suffit pas à déterminer son besoin de logiciel : la complexité des opérations et le temps consacré au suivi sont aussi des critères de choix.

Excel peut servir à organiser un parc. Lorsque plusieurs personnes interviennent, il faut toutefois maîtriser les versions, les droits de modification et les informations manquantes.

Un logiciel de gestion de flotte vous permet d'automatiser toutes ces opérations manuelles. Plus besoin de gérer un Excel. Certains logiciels remontent les informations que vous auriez cherché dans un Excel ou dans vos mail, directement sous forme d'alertes et de taches à réaliser et répartir. Les informations sont rentrées en début de contrat, durant la phase d'intégration (selon les logiciels). Evitez les erreurs, et gagnez du temps avec un logiciel de gestion de flotte !

Centraliser votre gestion avec OOVOOM Fleet

OOVOOM Fleet est une solution SaaS de gestion de flotte automobile. Elle fournit un environnement commun pour structurer le suivi du parc.

Pour une PME, la démonstration permet de confronter l’outil à des besoins concrets : qui renseigne les données ? Qui suit les actions ? Quelles informations faut-il transmettre à la comptabilité ?

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Avec OOVOOM Fleet, la gestion de flotte est automatisée. Le logiciel de gestion de parc automobile OOVOOM Fleet vous permet d'éviter les risques. La maintenance, les amandes et infractions, les contrats, la fiscalité de la flotte, sur une plateforme simple d'utilisation.

Rédiger un cahier des charges pour choisir un logiciel de gestion de flotte : fonctionnalités et critères

FAQ

Faut-il attendre d’avoir 50 véhicules pour utiliser un logiciel ?

Le bon moment dépend de votre organisation. Des informations dispersées, des mises à jour difficiles ou des recherches répétées peuvent justifier l’étude d’un outil dès un parc plus réduit.

Quels sont les risques de la flotte d'une PME ?

Les PME gèrent un certain nombre de véhicule, souvent manuellement. Le risque principale serait de ne pas voir certains problèmes, ou prendre trop de temps pour les résoudre.

Par exemple, une maintenance faite en retard représente un vrai risque se sécurité routière pour le conducteur.

Ou encore, si l'on attend de recevoir les contravention par courrier papier, il ne reste plus beaucoup de temps pour faire la dénonciation et le paiement avant que la contravention soit majorée.

Est-ce que les flottes de moins de 100 véhicules ont des risques liés au parc automobile ?

Evidemment. D'autant plus que les flottes de 10, 20, ou 50 véhicules ont tendance à sous-estimer certains risques. Les PME sont donc d'autant plus vulnérables à certains risques.

• Maintenance : dates limites, et suivi du conducteur pour s'assurer qu'il dépose bien le véhicule dans les temps.
• Contravention : la réception des contraventions immédiate sur OOVOOM, et la dénonciations en 1 clic, permettent d'éviter les majorations !
• Contrats : restitution des véhicules, éviter les frais de réparations du loueur ; renouvellement des contrats, etc.
• Fiscalité : avantages en nature (AEN), fiscalité et état du parc vérifiés. Le logiciel de gestion de flotte OOVOOM vous permet d'extraire toutes les informations indispensables au calcul de la fiscalité de votre flotte en 1 clic ! De plus, OOVOOM suit et anticipe les règlementations liées à la flotte. Depuis le logiciel, ou via des webinaires, veillez à ce que la fiscalité de votre parc automobile soit bien à jour.