Comment rédiger un cahier des charges pour choisir un logiciel de gestion de flotte (fonctionnalités et critères) ?

Guide complet : fonctionnalités et critères pour votre appel d’offres dans le cadre de la gestion de parc d'entreprise.

Avant de lancer un appel d’offres, les entreprises doivent comparer plusieurs solutions de gestion de flotte afin d’identifier la plateforme la plus adaptée à leur parc automobile et à leurs besoins opérationnels.

Mettez les mots sur vos besoins, parlez la même langue que les fournisseurs.

Comment rédiger un cahier des charges logiciel de gestion de flotte efficace ?

Utiliser le vocabulaire approprié vous aide non seulement à vous faire comprendre, mais surtout à trouver un panel de prestataires à qui envoyer votre appel d’offre. Ces termes techniques sont comme des mots clés avec lesquels chercher des fournisseurs.

Comprenez ce que vous chercher, pour mieux le trouver.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte (ou fleet management software) est une plateforme qui permet de gérer l’ensemble d’un parc automobile d’entreprise : suivi des véhicules, maintenance, coûts, conducteurs et reporting.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion par automobile d'entreprise?

Un logiciel de gestion de flotte permet aux entreprises d’optimiser leur parc automobile, de réduire les coûts de mobilité et d’améliorer la gestion des véhicules.

Facilitez la gestion parc automobile entreprise : Grâce à la digitalisation du fleet management, les gestionnaires peuvent suivre les coûts, anticiper les entretiens et améliorer l’utilisation des véhicules.

Quelle est la différence entre un logiciel de gestion de flotte, et un service de gestion dédiée ?

Avant de définir les caractéristiques techniques de l'outil de flotte que vous cherchez, comprenez si vous cherchez en réalité un logiciel de gestion ou un service externalisé de gestion pour votre parc automobile, appelée "gestion dédiée".

Choisir entre un service de gestion de parc automobile externalisée, et un outil de gestion de flotte en plateforme SaaS

Un outil pour accompagner le gestionnaire de flotte.

Comment digitaliser la gestion de votre parc automobile ?

Le logiciel gestion de flotte est une plateforme SAS qui offre au gestionnaire une vision complète de son parc, et lui permet aussi de gérer chaque véhicule (rappels pour les entretiens, coûts, disponibilités, sinistres, infractions etc.) La digitalisation de votre gestion vous permet d’automatiser un maximum de taches. Un logiciel de fleet management est un outil essentiel pour les gestionnaires de flotte, que ce soit pour des parcs automobile de petite ou de grande taille.

Certaines solutions mettent aussi à disposition des conducteurs une application pour les inclure dans la gestion de leur véhicule.

(Découvrez les avantages et les fonctionnalités des différents logiciels de gestion flotte entreprise)

Service de gestion externalisée de votre parc automobile, ou gestion dédiée de la flotte

Faites appel à des experts pour gérer votre flotte pour vous.

Vous pouvez externaliser la gestion de votre flotte. Les gestionnaires experts deviennent les interlocuteurs privilégiés de vos conducteurs. Les gestionnaires s’occupent du suivi des coûts de la flotte, de la gestion de planning, et des autres tâches quotidiennes.

Certaines solutions, telles que OOVOOM, vont plus loin, et vous accompagne pour la déclaration de sinistre, la négociation avec les assurances et des loueurs, et vous fait privilégier de partenariats.

Critères pour choisir un logiciel de gestion de flotte

Lors de la rédaction d’un cahier des charges pour un logiciel de gestion de flotte, plusieurs critères doivent être évalués :

• les fonctionnalités de gestion du parc automobile
• les intégrations avec votre système d’information
• la compatibilité avec la télématique embarquée
• la facilité de déploiement du logiciel
• le coût total de possession (TCO)

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion de flotte ?

Pour choisir un logiciel de fleet management, il faut tout d'abord comprendre le besoin et les fonctionnalités logiciel gestion flotte.

Votre flotte a des besoins, et vous ne savez pas si les fournisseurs peuvent y répondre ? Dans cet article, nous vous aidons à comprendre quels services vous pouvez facilement inclure à votre appel d’offre.

Quels critères pour choisir un logiciel SaaS de gestion de flotte ? Les plateformes de fleet management (en gestion dédiée, ou en outil pour accompagner votre gestionnaire), sont plus ou moins complètes selon les offres. Comment choisir un logiciel de gestion de flotte ? Voici les standards du marché en termes de plateforme de gestion de flotte :

1. Tableau de bord et reporting de flotte/ Dashboard

La plateforme vous organise les informations pour que vous puissiez avoir une idée de votre parc automobile dans son ensemble en un clin d’œil.

Un tableau de bord peut résumer les informations les plus importantes et vous donner une vision globale de votre flotte : suivi de coûts, nombre de véhicules libres, et même actions à venir. Son but est de donner une vision macro de votre flotte dans sa globalité.

Certains logiciels, tels que OOVOOM, analysent ces informations pour vous les présenter sous forme de graphiques. Comprenez l'état de votre parc et son évolution.

De plus, au delà d'une vision macro de la flotte, le Dashboard vous offre une vision par site. En effet, la gestion d'un parc situé sur différentes zones géographiques ou postes opérationnels, appelés "sites", représente une difficulté supplémentaire pour le gestionnaire. Inclure un traitement des données par site, et réellement sectionner les informations et les véhicules, tout en proposant une vision unifiée et totale de la flotte, facilite réellement la gestion des parcs.

2. Alertes automatiques et suivi des actions

Certains acteurs vous remontent les informations importantes, les données anormales, et les actions à réaliser sous forme d’alerte. Vous n’avez plus besoin de chercher dans toutes les données ce qui réclame votre attention.

Cette fonctionnalité n'est pas un standard du marché. Si vous jugez qu'elle peut représenter un gain de temps significatif, notez la dans votre Cahier Des Charges.

OOVOOM transforme l'alerte en réelle mission. Ainsi, votre logiciel de gestion du parc automobile devient un outil de management. La mission est attribuée à un conducteur, ou à un responsable, et est automatiquement suivie et relancée. Evitez les litiges entre le gestionnaire et les équipes du terrain grâce à cet outil informatique qui automatise la relation.

3. Suivi des KPI et reporting automatique

Les plateformes de gestion de flotte peuvent suivre les données clés de votre gestion (KPI). Certains vous permettent de paramétrer le suivi de données particulières, liées spécifiquement à votre activité. Certains outils, tels que OOVOOM, vous présentent leur reporting, le suivi des KPI, sous forme dynamique et visuelle. Retrouvez des tableaux colorés et pertinents pour imager l’état de votre parc.

L'état de parc est un élément important de la gestion du parc automobile. Une plateforme SaaS incluant un suivi automatique des KPI (informations clés) vous permet de traiter cette donnée. En effet, plus votre flotte est volumineuse, plus il est compliqué de comprendre les enjeux à travers une liste d'informations. Nous vous conseillons d'inclure à votre Cahier Des Charges le suivi des KPI réalisé automatiquement par la plateforme de gestion, et un suivi des évolutions.

4. Gestion des contraventions avec ANTAI

Le service public propose un service de gestion des contraventions, spécialement conçu pour les flottes. Néanmoins, pas tous les outils de gestions de flotte l’intègrent à leur solution. (En effet, jusqu'à début 2026, les outils de gestion de flotte devaient développer leur propre API pour remonter les informations d'ANTAI.) Pourtant, cette intégration vous permettrait de recevoir vos contraventions en moins d’une journée (au lieu de 35jours), vous permettant d’éviter les majorations de retard.

Certains outils, tels que OOVOOM, vont plus loin, et vous facilite aussi la désignation du conducteur pour automatiser la procédure.

5. TCO, TCU, TCM : calcul des coûts de votre flotte

Le TCO (Total Cost of Ownership) désigne le coût total de la possession d’un véhicule, incluant l’achat ou la location, l’entretien, le carburant et les charges annexes.

Le TCU (Total Cost of Usage) correspond au coût réel d’usage, intégrant les frais opérationnels comme les sinistres, contraventions ou immobilisations, pondéré au kilomètre parcouru.

Ces deux calculs sont un standard du marché.

Enfin, le TCM (Total Cost of Mobility) évalue le coût global de la mobilité, en ajoutant aux précédents les dépenses liées aux autres modes de déplacement : transports, covoiturage ou mobilité douce. Ce calcul est très rarement inclus dans les outils de gestion, alors qu'il permet de prendre en compte le coût réel de la mobilité. Par exemple, un commercial qui a un véhicule de fonction, mais qui fait passer ses billets de trains sur l'entreprise, puis qui prend le bus et demande une participation à l'entreprise, passerait sous les radars sans ce calcul. Nous conseillons aux grandes entreprises, de par leur gestion complexe répartie entre divers services ou gestionnaires, d'inclure dans leur Cahier des Charges cette fonctionnalité.

6. Fiche véhicule et gestion du parc automobile

Retrouvez dans la fiche de votre véhicule tous les éléments qui sont pertinents à sa gestion et à sa maintenance. Tels que :

- Le conducteur du véhicule

- La plaque d'immatriculation

- Date du dernier contrôle technique

et autres informations standards

Certains outils vont plus loin, et incluent les éléments importants pour un gestionnaire de flotte, pour choisir un garage, ou comprendre les enjeux particuliers de chaque véhicule. Ainsi, OOVOOM offre un parcours utilisateur optimisé. Le gestionnaire peut tapper dans la barre de recherche la plaque du véhicule pour trouver sa fiche véhicule, et voir en un clin d'œil :

-          Les entretiens à réaliser avec remontée d’alerte,

-          Les éléments techniques pertinents :

• type de carburant,
• taille de pneu,
• odomètre (kilométrage du véhicule)
• équipement et accessoires
• CO2-g/km qui permet de suivre l'impact écologique de votre parc automobile.

-          Les contrats associés de leasing et d’assurance.

7. Suivi des coûts et gestion financière de la flotte

Recevez vos devis, validez les, et répertoriez vos factures directement sur votre plateforme de gestion. Ainsi, chaque élément comptable est automatiquement organisé – rattaché au véhicule. Le rapprochement comptable automatisé est réalisé, en effet, en automatisant ce "rangement" et en gardant en historique les éléments administratifs de votre flotte.

Cette fonctionnalité n'est pas un standard du marché. Néanmoins, OOVOOM ne cesse de développer son logiciel de fleet management pour offrir aux gestionnaires un outil réellement adapté et complet.

8. Règlementation, et calcul d’avantages fiscaux

-          Calcul de la Loi LOM,

-          Avantages en nature,

-          TVA déductible,

-          Réduire les risques de sur-roulage…

Les avantages en nature, leur calcul et leur justification, est un réel enjeu de gestion de la flotte. Optimisez fiscalement votre parc automobile à l'aide d'outils et d'experts compétents.

OOVOOM inclue l'optimisation fiscale de votre flotte.

Quels sont les services associés à la gestion de flotte que votre fournisseur pourrait inclure à son offre ?

Parmi ces services complémentaires, les solutions d'autopartage et les boitiers de télématiques sont des outils standards. Leur suivi et leur gestion sont généralement intégrés à la plateforme de gestion de flotte.

Attention, certains outils d'autopartage développent leur propre "outil de gestion", mais ces derniers se limitent souvent à la gestion des boites d'autopartage, ou du suivi du boitier de télématique. Ils incluent rarement l'entièreté des fonctionnalités standards citées plus tôt. Ainsi, veillez à renseigner toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans le cahier des charges, particulièrement pour les appels d'offres incluant de l'autopartage et de la télématique.

A noter : les appels d'offre de gestion de flotte et d'autopartage, ou avec de la télématique, auront souvent des réponses en co-traitance, ou avec une sous-traitance.

1. Quelle est la différence entre la télématique et les autres solutions d'autopartage ?

Télématique

La télématique permet de suivre en temps réel l’utilisation des véhicules, d’analyser les trajets, la consommation et les comportements de conduite, afin d’optimiser les coûts, la sécurité et la performance de la flotte. Il s'agit de boitiers télématiques à installer, ou de puces déjà installées par le constructeur, dit "tracking device".

Entre autres, ce tracking des véhicules par un système de télématique embarqué permet le suivi GPS de la flotte, par la géolocalisation des véhicules un à un, mais aussi une réelle analyse de chaque véhicule : analyse mécanique, lecture des signaux allumés de la voiture, analyse des trajets, analyse de la conduite, etc.

Autopartage

L’autopartage permet de réduire le nombre de véhicules dormants et d’augmenter le taux d’utilisation. C’est un système de partage des véhicules : gestion du planning, ouverture des véhicules*, et certains acteurs proposent un état des lieux d’entrée et de sortie à la restitution.

Veillez à vérifier comment le prestataire permet l’ouverture des véhicules en autopartage :

• Aucune solution d’ouverture du véhicule intégrée,
• Boitiers à clefs : requièrent un responsable

L'autopartage peut être réalisé techniquement grâce à la solution de télématique.

• Ouverture via l’application, par internet :  peut être limité par une connexion 4G,
• Ouverture via l’application, par Bluetooth : permet d’ouvrir même en sous-terrain depuis votre appli. C’est l’option vers laquelle certains acteurs tels que OOVOOM se sont dirigés.

Ainsi, l'autopartage est un besoin opérationnel de la flotte : celui de pouvoir partager un véhicule et gérer ce partage ; et la télématique est un outil de suivi des véhicules. L'on peut avoir besoin de l'un sans l'autre, et ces deux solutions peuvent être couplées.

2. La prise de rendez-vous auprès d'un garage incluse dans votre plateforme de gestion de flotte

Certains logiciels vous permettent de prendre rendez-vous chez un garage autour de vous qui répond à vos besoins.

OOVOOM vous permet même de sélectionner un garage partenaire de votre assurance. Néanmoins ce service est assez rare, voir unique.

Au-delà de réserver un créneau, la plateforme vous permet de gérer l’entretien depuis votre logiciel de gestion flotte : Réception des devis, validation, et factures directement sur votre interface OOVOOM

En effet, OOVOOM Garage est en parallèle l'outil de gestion de votre prestataire. Votre garage émet ses factures, grâce à l'outil de facturation électronique intégré à OOVOOM Garage, directement sur le système de gestion de flotte.

• Recevez les devis,
• Validez le devis,
• Recevez la facture,
• Rapprochement comptable automatisé : la facture, le véhicule, et les justificatifs sont automatiquement liés sur votre plateforme de gestion OOVOOM.

3. La carte carburant intégrée à votre logiciel de gestion de flotte, suivez l'entièreté des coûts de votre flotte

Certaines cartes, ou services de paiement (type boitier télépéage), permettent à vos conducteurs de payer les frais liés au parc automobile de l’entreprise. Ces solutions permettent à vos conducteurs de ne pas avancer les frais, et vous permet de ne pas avoir à gérer des notes de frais.

Rares sont les fleeters qui intègrent cette partie de la gestion de votre flotte dans leur solution. Vous risquez de devoir créer un autre lot, ou un différent appel d’offre, pour répondre à ce besoin.

La solution OOVOOM Mobility vous permet d'intégrer les cartes accréditives à la gestion de votre flotte.

OOVOOM Mobility - Vos cartes de paiement directement liés à votre logiciel de gestion.

OOVOOM, en partenariat avec WeShake, est la seule solution qui intègre votre carte de paiement du carburant, du lavage, du péage, du parking etc. à votre gestion de flotte. Les règles de gestion sont appliquées automatiquement et sans double saisie. Toutes les factures et paiements sont rattachés à un collaborateur et à la plaque d'immatriculation du véhicule utilisé.

La solution de paiement par carte OOVOOM Mobility :

• Valable dans toutes les stations de France et de la zone euro

Quel que soit le type de carburant: essence, électrique, et même hydrogène

Quelle que soit la franchise de la station

Quel que soit l’emplacement (ville, autoroute…)

• Tous les services nécessaires à votre flotte accessibles sur une seule carte: Parking, Péages, Lavage, et autres.
• Payez l’essence sans majoration

Économies concrètes : jusqu’à 15 % de réduction immédiate sur les coûts de carburant, grâce à un réseau large et optimisé.

• Plug and charge : le véhicule électrique se connecte lui-même à la station de recharge.
• Une carte modulable et paramétrable

Définissez le budget, et gardez la main sur vos fonds !

Limitez à certaines zones, horaires, ou aux jours de travail.

Paramétrez les typologies d’achat (stations-services, péages, etc…).

Recevez des alertes en cas d’anomalie.

• La sécurité d'un agent de paiement officiel

La solution de paiement OOVOOM Mobility est sécurisée, anti fraude et LCB-FT

En conclusion ; bien définir son cahier des charges de gestion de flotte

Rédiger un cahier des charges pour un logiciel de gestion de flotte permet d’identifier clairement les besoins de votre entreprise et de comparer efficacement les différentes solutions du marché.

En définissant les fonctionnalités essentielles, les critères techniques et les services associés (télématique, autopartage, reporting, gestion des coûts), vous augmentez vos chances de choisir une solution réellement adaptée à votre parc automobile.

Checklist : fonctionnalités à inclure dans votre cahier des charges

Vérifiez que les réponses à votre appel d'offres incluent les besoins que vous avez identifié grâce au points définis ci-dessus.

• géolocalisation des véhicules
• gestion maintenance
• suivi carburant
• reporting KPI flotte
• gestion contraventions
• suivi TCO
• gestion conducteurs
• télématique embarquée
• autopartage