Comment centraliser les contrats de location d’une flotte automobile ?

La gestion des contrats de flotte consiste à suivre les engagements associés aux véhicules, leurs conditions et leurs évolutions pendant toute leur durée. Pour les locations longue durée, cela implique notamment de retrouver les échéances, le kilométrage contractuel et les modifications convenues avec le loueur.

Lorsque plusieurs fournisseurs interviennent, les informations peuvent être réparties entre des contrats PDF, des mails et différents tableaux.

Relier chaque contrat au bon véhicule

Une organisation efficace repose sur un dossier identifiable : référence du contrat, véhicule concerné, loueur, dates et conditions utiles au suivi.

Conservez le contrat initial et ses avenants. Une prolongation ou une modification de conditions doit pouvoir être expliquée à partir d’un document.

Centraliser les contrats LLD permet de rapprocher la situation opérationnelle du véhicule de ses engagements contractuels.

Cette méthode facilite aussi les échanges entre le gestionnaire, les achats et la comptabilité.

Les enjeux des contrats de location à ne pas négliger

La gestion de flotte doit inclure les enjeux particuliers des véhicules en location. La livraison représente un enjeu opérationnel, et la restitution comporte des risques financiers. De plus, la loi de roulage est un enjeux contractuel qui peut devenir un risque financier lorsqu'elle n'est pas géré.

La livraison

La livraison des véhicules ne représente pas de risques trop importants. Néanmoins, chaque jour de retard a un impact, et peut (sous certaines conditions) coûter à l'entreprise. Il serait donc dommage de retarder une livraison à cause du planning chargé du collaborateur.

Le gestionnaire de flotte se retrouve chargé de l'aspect humain de l'organisation, ce qui lui demande beaucoup de temps. Un outil, tel que OOVOOM, qui automatise la notification et l'organisation peut aider.

Il existe aussi des services de convoyage qui se chargent de la livraison et de la restitution des véhicules en début et en fin de contrat. OOVOOM Driver vous fait livrer le véhicule sans mobiliser votre collaborateur. Commandez un Driver - Oovoom Driver

Faites appel à un convoyeur

La restitution

La restitution représente un risque financier bien plus important. Au delà des enjeux de planning, la restitution comporte des risques financiers. En effet, les frais de restitution imposées par le loueur, liés aux éventuelles réparations, est trop souvent sous-estimé par les entreprises.

Comment éviter les frais de restitution ?

OOVOOM anticipe la restitution. En effet, les loueurs peuvent appliqués le tarif de leur choix aux réparations au moment de la restitution. Cette anticipation permet d'éviter des frais supplémentaires, et faire des économies réelles.

La Loi de Roulage

Contractuellement, chaque location est valable pour un certain nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule. Si le véhicule roule plus que prévu, cela engendre des frais supplémentaires à la restitution. Mais si le véhicule roule moins que le nombre de kilomètres prévus au contrat, ces kilomètres sont simplement perdus.

Le logiciel OOVOOM Fleet vous permet d'anticiper et d'adapter la gestion à la Loi de Roulage, et ainsi éviter des frais supplémentaires lors de la restitution du véhicule.

Suivre vos locations avec OOVOOM Fleet

OOVOOM Fleet permet de paramétrer des types de contrats, de les associer aux véhicules et de suivre des informations de location comme la durée, le retour et le kilométrage contractuel.

La plateforme peut ainsi servir de point de consultation commun pour le suivi des locations.

Découvrez la gestion des contrats OOVOOM lors d’une démo gratuite.

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FAQ

Quelles informations suivre pour un contrat LLD ?

Préparez notamment la référence, le véhicule, le loueur, les dates, le kilométrage contractuel et les avenants. Complétez cette liste selon les besoins de vos équipes financières et opérationnelles.

Quels logiciels de gestion de flotte permettent de faire des économies réelles ?

Les logiciels de gestion de flotte qui vous permettent de faire des économies concrètes sont ceux qui prennent en compte la location, et la fiscalité. En effet, ce sont les deux points les plus sensibles.

Une bonne gestion de la location et de la fiscalité prend souvent trop de temps et demande trop de temps aux gestionnaires. Un outil tel que OOVOOM Fleet qui intègre la gestion de la location et de la fiscalité peut alors faire la différence, et générer des économies concrètes à l'entreprise.