Comment organiser la gestion d’une flotte de plus de 100 véhicules ?

L'enjeux de gestion d’une flotte de taille considérable est de coordonner les véhicules tout en conservant une vision commune du parc. Elle demande d’articuler les informations connues localement avec les besoins du gestionnaire central.

Pour une flotte de 100 véhicules ou davantage, l’enjeu est notamment de retrouver des données cohérentes malgré la multiplication des interlocuteurs.

De plus, à partir du seuil des 100 véhicules, la fiscalité change.

Les flottes de taille conséquente font face à des enjeux de gestion importants, et doivent trouver l'outil adapté.

Centraliser les données

A partir d'un certain nombre de véhicule, il n'est plus vraiment possible d'aller récolter les informations manuellement directement sur le véhicule. De la même façon, les entreprises ayant une flotte conséquente qui demandent encore aux gestionnaires de contacter personnellement chaque conducteur qui aurait une maintenance à réaliser, ou un véhicule à restituer, ne se rend pas compte du temps qui y est perdu !

Les données doivent être centralisées par un système qui automatise cette remontée d'information.

Et le pilotage d'une flotte de taille importante se fait par un traitement automatisé de ces informations, sous forme de remontée d'alertes par exemple.

Quels sont les indicateurs sensibles, à ne pas ignorer dans la gestion des grandes flottes ?

La flotte n'attend pas. Certaines dates limites représentent des enjeux de sécurité, ou des risques financiers. Identifiez les points qui vous prennent beaucoup de temps, ils vous aideront à comprendre les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un outil de gestion de flotte :

Contraventions : Quel est le pourcentage des contraventions qui finissent par être majorées ?

Il existe aujourd'hui des solutions pour vous éviter de perdre du temps et majorer vos contraventions.

Si vos contraventions se retrouvent encore majorées à plus de 5%, cela peut être dû à deux facteurs :

1. Réception de la contravention : Vous ne recevez les contraventions que sous format papier, cad 35 jours après l'infraction. Ou encore, vous récupérez les contraventions en ligne, mais sur un logiciel compliqué qui ne les remonte pas automatiquement ; ce qui ne vous permet de les voir que quelques semaines plus tard. Il ne vous reste donc plus beaucoup de temps pour la traiter avant qu'elle soit majorée.
2. Etapes de validation, et dénonciation : Si l'infraction doit passer sur le bureau de plusieurs décisionnaires, le process est forcément ralenti. De la même façon, si la dénonciation est gérée par un process manuel et sensible, cela prend un temps important au gestionnaire de flotte, et représente un risque financier.

OOVOOM Fleet remonte les infractions immédiatement ! La dénonciation se fait directement via l'application du conducteur, en 1 clic. Le gestionnaire peut donc s'assurer que la gestion est réalisée, sans aucune action manuelle.

Fiscalité : Combien vous prend la remontée d'information au service comptabilité ?

Les éléments importants à la fiscalité dépendent d'un bon suivi de la flotte, et d'un bon état de parc. Les parcs des grandes flottes sont néanmoins très difficiles à suivre. Les véhicules et conducteurs changent fréquemment, leurs statuts aussi. Lorsque ce suivi est manuel, les éléments dont disposent les gestionnaires de flotte sont rarement parfaitement à jour. Voilà pourquoi la remontée d'informations, pour gérer la fiscalité, peut devenir compliqué pour les gestionnaires de flotte.

Un bon logiciel de gestion de flotte remédie à ce problème, et faciliter considérablement la gestion de la fiscalité de la flotte.

Dead-lines et actions : Est-ce que vous allez chercher les actions à réaliser pour vos véhicules ?

Où se trouvent vos informations ? Dans un Excel avec des dates, dans les mails que vous envoient les conducteurs, ou pire dans des documents : les contrats de location, les cartes grises des véhicules ...

Si vous devez chercher manuellement les actions à réaliser pour votre flotte, votre méthodologie représente un risque important : chaque retard concernant la flotte représente un risque de sécurité ou un risque financier.

Il existe une meilleure méthode : OOVOOM Fleet vous remonte toutes les informations sous forme d'alertes. Toutes les actions à réaliser vous sont remontées, et vous pouvez les répartir aux conducteurs ou à d'autres gestionnaires. Ceux-ci sont relancés automatiquement, et notent l'avancement de la tache sur le logiciel ou directement sur leur application. Le gestionnaire peut donc suivre toutes les actions importantes à chaque véhicule sans avoir à chercher manuellement, ni à gérer les conducteurs un à un.

Quel outil pour suivre un parc de plus de 100 véhicules ?

OOVOOM Fleet est un outil complet de gestion de flotte, qui prend en compte tous les aspects de votre parc automobile : fiscalité, maintenance, contrats, télématique, contraventions, etc.

Ces fonctions peuvent soutenir une organisation dans laquelle les équipes locales contribuent au suivi et le gestionnaire dispose d’une vue d’ensemble. Si vous souhaitez externaliser la gestion de votre flotte, OOVOOM Fleet propose un service de gestion dédiée par des gestionnaires experts.

Lors d’une démonstration, présentez les enjeux particuliers de votre flotte, vos utilisateurs et vos circuits de validation pour examiner l’organisation adaptée.

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