Cómo redactar un pliego de requisitos para elegir un software de gestión de flotas funcionalidades y criterios

Esta guía ayuda a definir las necesidades de gestión del parque móvil de una empresa. Antes de licitar, compare las soluciones disponibles con sus vehículos, su organización y sus necesidades operativas. Un vocabulario preciso facilita el diálogo con los proveedores y la búsqueda de soluciones adecuadas.

Las soluciones OOVOOM están disponibles en toda la Unión Europea. Los requisitos fiscales, normativos y de integración específicos de cada país deben indicarse en el pliego y confirmarse para el servicio contratado.

Qué es un software de gestión de flotas

Un software de gestión de flotas es una plataforma que permite administrar los vehículos de una empresa, su mantenimiento, los costes, los conductores y los informes desde un mismo entorno.

Por qué utilizar un software para gestionar el parque móvil de una empresa

La digitalización facilita el seguimiento de los gastos de movilidad, la planificación del mantenimiento y el análisis del uso de los vehículos. Ofrece al responsable de flota una visión más clara de las operaciones diarias.

Antes de definir las características técnicas, determine si necesita una herramienta para su equipo interno o un servicio de gestión externalizada.

El software acompaña al gestor con una visión global y fichas individuales de vehículos: recordatorios, costes, disponibilidad, siniestros e infracciones. Algunas soluciones incluyen una aplicación para implicar a los conductores en la actualización de los datos.

La gestión externalizada encarga las tareas acordadas a especialistas, que pueden coordinar las solicitudes de los conductores, la planificación y los costes. Según el alcance contratado, OOVOOM también acompaña en la gestión de siniestros y la comunicación con aseguradoras y empresas de renting.

Criterios para elegir un software de gestión de flotas

Evalúe en su pliego:

·       Funcionalidades de gestión del parque móvil.

·       Integraciones con los sistemas de información.

·       Compatibilidad con la telemática embarcada.

·       Implantación y formación de los usuarios.

·       Coste total de propiedad de la solución.

Cuáles son las funcionalidades esenciales de un software de gestión de flotas

Parta de sus necesidades operativas. Las plataformas tienen alcances diferentes: solicite demostraciones de los procesos que necesita gestionar y no se limite a comparar listas de funciones.

1 Cuadro de mando e informes de flota

Un cuadro de mando resume los costes, los vehículos disponibles y las próximas acciones. Su objetivo es ofrecer una visión global del parque de un vistazo.

OOVOOM presenta la información mediante gráficos e informes. Para una organización con varias sedes, solicite una vista consolidada y un desglose por centro, conservando la relación entre la actividad local y el conjunto de la flota.

2 Alertas automáticas y seguimiento de acciones

Las alertas destacan datos importantes, anomalías y tareas pendientes. Si son necesarias, inclúyalas expresamente en el pliego: no todos los proveedores ofrecen el mismo nivel de automatización.

OOVOOM puede convertir una alerta en una tarea asignada a un conductor o responsable, con seguimiento y recordatorios. Esto permite aclarar quién debe actuar y qué se espera de cada persona.

3 Seguimiento de KPI e informes automáticos

Los indicadores clave de rendimiento de una flota, o KPI, permiten observar su estado, uso y evolución. Los indicadores pertinentes dependen de la actividad de la organización.

Defina los datos, la frecuencia de los informes y la comparación entre periodos. OOVOOM ofrece representaciones visuales para facilitar la interpretación. Cuando aumenta el parque, el seguimiento de tendencias ayuda a identificar prioridades más allá de cada ficha de vehículo.

4 Gestión de multas con ANTAI

En Francia, ANTAI proporciona servicios de tratamiento de infracciones de tráfico. Su integración puede facilitar la recepción de avisos y la identificación del conductor asociado al vehículo.

OOVOOM acompaña los procesos de identificación del conductor. ANTAI es un sistema francés: para otros países de la UE, detalle los procedimientos nacionales y confirme las integraciones disponibles. Los plazos dependen del sistema y del alcance del servicio.

5 TCO TCU y TCM calcular los costes de su flota

El TCO, Total Cost of Ownership, representa el coste total de propiedad de un vehículo: compra o arrendamiento, mantenimiento, combustible y otros gastos asociados.

El TCU, Total Cost of Usage, se centra en los costes relacionados con el uso. Especifique el método de cálculo y si el resultado se expresa por kilómetro, ya que las definiciones pueden variar.

El TCM, Total Cost of Mobility, amplía el análisis a otros medios de transporte, como el tren, el transporte público o la movilidad compartida.

Un empleado puede utilizar un coche de empresa y generar también gastos ferroviarios y de transporte urbano. Analizarlos conjuntamente permite comprender mejor el coste de su movilidad. Defina las fuentes de datos y las categorías incluidas.

6 Ficha del vehículo y gestión del parque móvil

La ficha reúne la información necesaria para administrar y mantener el vehículo:

·       Conductor asignado y matrícula.

·       Fecha de la última inspección técnica.

·       Mantenimientos pendientes y alertas.

·       Combustible, neumáticos y kilometraje.

·       Equipamiento y accesorios.

·       Emisiones de CO2.

·       Contratos de renting, arrendamiento y seguro.

OOVOOM permite localizar la ficha por matrícula y consultar los datos técnicos y administrativos. Describa los campos obligatorios y las opciones de búsqueda en su licitación.

7 Seguimiento de costes y gestión financiera de la flota

Recibir presupuestos, aprobar trabajos y conservar facturas en la plataforma ayuda a vincular cada gasto con el vehículo correspondiente. Reunir los justificantes facilita las comprobaciones contables.

OOVOOM conecta estas etapas en su entorno de gestión. Especifique el circuito de aprobación, el historial documental y las interfaces contables para comprobar cómo se vinculan y exportan los datos.

8 Normativa y cálculos fiscales

Los requisitos pueden incluir:

·       Obligaciones de transición y vehículos de bajas emisiones, incluido el marco francés LOM cuando proceda.

·       Retribución en especie por vehículos de empresa.

·       IVA deducible.

·       Kilometraje contractual y riesgo de exceso de kilómetros.

El cálculo y la justificación de la retribución en especie afectan a la gestión de flota y a las nóminas. Indique el país, el periodo y las reglas aplicables. Confirme el alcance de los servicios y la configuración fiscal de OOVOOM según sus requisitos locales.

Qué servicios adicionales puede incluir el proveedor de gestión de flotas

La telemática y el uso compartido de vehículos pueden complementar la plataforma. Sin embargo, una herramienta dedicada únicamente al acceso o la localización no necesariamente cubre la administración, el mantenimiento y las finanzas.

Detalle todas las funciones requeridas. Si la licitación combina software, carsharing y telemática, solicite la identificación de socios, subcontratistas y responsabilidades.

1 Qué diferencia hay entre telemática y carsharing

La telemática recoge y transmite datos del vehículo para su seguimiento y análisis. Según el equipo y los permisos, puede aportar ubicación, kilometraje, trayectos, consumo, diagnóstico y datos de conducción.

Los datos pueden proceder de un dispositivo instalado o de la conectividad del fabricante. Compruebe compatibilidad, frecuencia de actualización y protección de datos.

El carsharing corporativo organiza el uso de vehículos por varios empleados: reservas, disponibilidad, acceso y comprobación del estado al recoger y devolver el vehículo.

Compare los métodos de acceso:

·       Sin apertura integrada, con gestión separada de las llaves.

·       Caja o armario de llaves, con un procedimiento definido.

·       Apertura mediante aplicación y conexión móvil.

·       Apertura por Bluetooth, útil cuando la cobertura es limitada, según el equipamiento y la configuración.

OOVOOM ofrece opciones de acceso por Bluetooth. El carsharing responde a una necesidad operativa; la telemática aporta datos. Puede necesitar uno de estos servicios o ambos.

2 Citas con talleres desde la plataforma de gestión de flotas

Algunas plataformas permiten buscar un taller adecuado y solicitar una cita. OOVOOM también puede ayudar a seleccionar talleres según la red de la aseguradora y los acuerdos disponibles.

El proceso puede incluir:

·       Recepción del presupuesto.

·       Aprobación de la intervención.

·       Recepción de la factura.

·       Asociación de factura, vehículo y justificantes.

OOVOOM Garage conecta el trabajo del taller con la gestión de flota e incorpora funciones de facturación. Especifique las integraciones y las obligaciones locales de facturación electrónica.

3 Tarjetas de combustible y movilidad integradas en el software

Las tarjetas permiten pagar gastos del vehículo y pueden reducir los anticipos de los empleados y la gestión de notas de gastos. Confirme si los servicios de pago forman parte de la licitación o requieren un alcance separado.

OOVOOM Mobility, desarrollado con WeShake, conecta los pagos de movilidad con la administración del parque. Las operaciones y facturas pueden asociarse al colaborador y al vehículo según la configuración.

Los usos pueden abarcar combustible, recarga, aparcamiento, peajes y lavado, según el servicio y la aceptación. Confirme la cobertura por país y red: no debe suponerse una aceptación universal.

Los controles pueden incluir:

·       Presupuestos y límites de gasto.

·       Categorías de comercios autorizadas.

·       Restricciones horarias o geográficas disponibles.

·       Alertas de operaciones inusuales.

Verifique precios, ahorro potencial, compatibilidad de recarga y funciones plug and charge. Documente la seguridad de los pagos y las responsabilidades de los proveedores regulados.

Conclusión definir bien los requisitos de gestión de flotas

Un pliego de requisitos permite identificar las necesidades y comparar propuestas de forma coherente. Precise funciones, integraciones, implantación y servicios complementarios: telemática, carsharing, informes y control de costes.

OOVOOM está disponible en toda la Unión Europea. Solicite una demostración para revisar sus necesidades, los requisitos del país y el alcance propuesto.

Lista de comprobación funcionalidades que debe incluir el pliego

Compruebe que las ofertas cubren los requisitos identificados:

·       Localización de vehículos cuando sea necesaria.

·       Gestión del mantenimiento.

·       Seguimiento del combustible.

·       Informes de KPI de flota.

·       Gestión de multas.

·       Seguimiento del TCO.

·       Gestión de conductores.

·       Telemática embarcada.

·       Carsharing corporativo.